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500人的会议，累掉半条命，做好这些工作，才能
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摘要：刚刚，又完成了一个500人大会的组织工作。 组织较为大型的会议，肯定是一个“累”字了得，想想自己十年来都在做这个工作，真是感慨。 今天不妨说说会议组织中，容易疏漏的几个
刚刚，又完成了一个500人大会的组织工作。
组织较为大型的会议，肯定是一个“累”字了得，想想自己十年来都在做这个工作，真是感慨。
今天不妨说说会议组织中，容易疏漏的几个细节，都是血泪史，小伙伴们千万不要跳坑。
注意相关资料的印刷大型会议的一个特点是文字稿、PPT、宣传册、议程比较多（原因：领导要求严格、时间流程总是变化等原因），经常需要反复修改，这时候一定要注意版本保存问题，一定要保证印刷或是打印的是最终版本，避免好不容易改完了一版，结果打印出来的还是老版本。当然，老版本也别丢，退回来的几率也是存在的。
会前通知很重要，千万不要嫌麻烦。比如，服装要求、签到要求、车辆要求等等，一定要通知到位，否则只要一个环节出差错，很容易造成不愉快。另外，会前5分钟，要通知大家手机调到静音或关闭、是否有休会、从哪个门去洗手间等，避免这些因素影响会议进程。
对于会议，尤其是大型会议来说，报名统计和签到统计一直是费时费力还容易出问题的环节。传统的发邮件报名，打电话报名，现场手动签到，现场一时爽，会后两行泪。所以选择一些合适的工具和方法非常重要，比如一些专门的报名签到工具，可以快速创建活动报名和签到设置，支持在手机端快速报名（当然也支持代报），会议现场直接微信扫码签到。后台数据自动汇总分析。
中国传统：以右为大，成语里有“无出其右”的说法。也就是说，无论领导人数是单数还是双数，2号要坐在1号的左手边。如果情况更为复杂的话，例如有退休领导、客人等，要多征求本单位领导的意见。
重要的事情说三遍，音响非常重要，如果在测试中就感觉不合适，最好外租专业的，因为很多会议室的音响要么是为了省钱，要么是质量太差，总是有杂音。无论你的会议准备得多么充分，音响只要不行，开会的质量肯定受影响，还伤害会议准备人员的士气。
?照相尽量关投影现在的会议流行放PPT，但是一般的会议室无论是投影还是LED，如果有人在它前面合影、颁奖、讲解，照出相片来，人物很容易发黑。这个可以用拍摄技巧来弥补，不过要想比较简单的拍出好照片，特别是大合影，还是尽量将投影关掉吧。如果拍照之前为了看屏幕清楚，室内照明也关了，那在照相时就应该打开，充足的光很重要。如果是发布会性质的，需要给演讲者特写，可以考虑使用闪光灯，但是不要频繁拍，以免影响演讲者和会场氛围。
?第一时间宣传做了就要说，开大会更要及时宣传。很多会议组织者，总是忙完了会议，就给自己放大假，思想意识也放松了，其实会后宣传可能比会议本身还要重要，所以“行百里者半九十”，宣传的稿子一定要及时写及时发。此外，重要的会议，往往议程、主报告、领导讲话都会提前写出来，所以可以根据这些资料提前写好宣传稿，最后加领导金句和图片即可。 组织会议是一个综合系统性工程，细节很多。 偶有建议，希望能够真正帮助到大家。
文章来源：《北京印刷学院学报》 网址: http://www.bjysxyxb.cn/zonghexinwen/2020/1002/449.html